Comment recruter efficacement un nouveau collaborateur ?

Par Prof. Harold Mompoint Jeune

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Le recrutement est un évènement important de la vie des organisations, et il peut influer sur la vie d’un département, d’une unité et parfois sur la performance et la pérennité même de l’organisation. C’est dire l’importance que revêt un tel acte. Et pourtant, certaines organisations le négligent et ne donnent pas à cet acte toute l’importance qu’il mérite. Elles doivent faire le maximum pour recruter « la bonne personne à la bonne place », car il y va aussi de l’atteinte de leurs propres objectifs.
Par ailleurs, mentionnons le fait que recruter un nouveau collaborateur coûte beaucoup en termes d’argent et de temps, mais nous pouvons affirmer que recruter quelqu’un dont on se rend compte quelques mois après l’embauche qu’il n’est pas productif, qu’il ne possède pas les compétences liées au poste de travail en question, (en un mot, que l’on s’est trompé lors du recrutement) coûte encore beaucoup plus d’argent. Par ailleurs, un mauvais recrutement peut aussi entraîner des conséquences dommageables pour l’organisation d’un point de vue social (climat social dégradé, perte de temps, gaspillage d’argent, nouveau processus de recrutement…).

Il y a 2 raisons principales qui président à l’embauche d’un nouveau collaborateur :

1) La vacance d’un poste de travail (départ à la retraite, absences pour maladies de longue durée, remplacement…)
2) La création d’un nouveau poste de travail (hausse de l’activité, réorganisation interne, expansion de l’entreprise, création d’une filiale…).
Cette fiche-outil se veut le plus pratique possible et a pour objectif de présenter le processus de recrutement en 7 étapes. Cependant, mentionnons le fait que deux opérations essentielles doivent d’abord être exécutées :

1) Les besoins réels doivent être identifiés
Avant de procéder à la mise en branle du processus de sélection et de recrutement, il est utile pour l’organisation de connaître ses réels besoins en matière de main-d’œuvre que ce soit du point de vue quantitatif que qualitatif. Une étude prévisionnelle peut aider les dirigeants pour savoir quels postes l’organisation doit pourvoir dans six mois ou une année par exemple, quel type de compétences pour quels postes de travail et pour quels services. L’organisation peut donc se faire une idée du nombre de travailleurs qui seront embauchés au cours de l’année prochaine par exemple et du budget et des moyens qu’elle doit avoir à sa disposition.

2) Les objectifs visés doivent être définis
Il s’agit ici de déterminer d’une part les objectifs réels du recrutement et d’autre part, rechercher les problèmes pour lesquels l’organisation compte apporter une solution grâce au recrutement du ou des nouveaux collaborateurs.

1ère étape : établir le profil du poste et le profil des compétences
La première étape consiste à déterminer le profil du poste de travail et le profil de compétences liées à ce poste. Cette première étape est indispensable. Le profil du poste de travail permet d’identifier, de définir dans le détail les différentes tâches et responsabilités attachées à ce poste. Il s’agit de procéder à l’analyse complète du poste de travail (attributs du poste, exigences du poste, description du poste, missions principales). Ce profil de poste permettra à l’analyste du travail d’avoir des informations relatives aux compétences et qualifications nécessaires pour occuper la fonction.
Il s’agit donc d’un outil de management essentiel qui permet de dresser le profil de compétences, constitué de l’ensemble des compétences (référentiel des compétences) qu’un individu doit posséder ou doit développer pour occuper le poste. Précisons aussi que le profil de compétences participe aussi à la détection des besoins de formation du personnel dans l’organisation.

2ème étape : établir le profil du candidat
Une fois le profil du poste et celui des compétences définis et élaborés, il faut dresser le profil du candidat qui doit être assez précis en tenant compte de la première étape :
– Niveau de formation et d’études
– Diverses spécialisations
– Expériences professionnelles
– Compétences acquises ou à développer…

3ème étape : Diffusion de l’offre d’emploi
Lorsque la décision a été prise par l’organisation, tenant compte de ses besoins et de certaines contraintes, de procéder au recrutement du nouveau collaborateur, celle-ci doit faire face au choix suivant : procéder à un recrutement interne ou un recrutement externe. Ce sont deux modes de recrutement qui présentent chacun des avantages et des inconvénients.

a) Le recrutement interne
Le recrutement interne consiste à embaucher un membre du personnel déjà occupé dans l’entreprise. La diffusion interne de l’offre d’emploi peut se faire dans le bulletin de l’entreprise, par le biais d’affichettes, d’une note de service, sur le réseau interne de l’entreprise…

Avantages du recrutement interne
– L’organisation fait appel à quelqu’un qui la connait, qui connait sa culture organisationnelle, qui y est déjà intégré et dont elle connait le vécu du point de vue des compétences, des qualifications et des relations humaines ;
– C’est un moyen pour l’organisation de valoriser ses ressources humaines, et de montrer qu’elle les valorise ;
– La motivation du personnel s’en ressent positivement ;
– Le recrutement interne favorise le climat de travail dans l’organisation;
– Il y a une diminution des coûts liés au recrutement.

Inconvénients liés au recrutement interne
– Il peut y avoir des coûts liés à la formation du collaborateur recruté lorsque celui-ci ne possède pas toutes les compétences liées au poste;
– Il n’y a pas d’apport d’idées nouvelles;
– Il n’y a pas d’apport externe pouvant influencer la culture organisationnelle interne.

b) Le recrutement externe
On parle de recrutement externe lorsque l’organisation fait appel à des candidats qui ne sont pas membres du personnel. La diffusion d’une telle offre d’emploi peut se faire par tous les moyens de communication pour attirer les candidats ; journaux, radios, télévisions. Bien entendu, l’Internet et les réseaux sociaux doivent faire partie de cette liste d’outils de communication. Les contacts avec les cabinets de recrutement ou avec les Universités et les Instituts d’enseignement peuvent se révéler très positifs. Tout comme le recrutement interne, le recrutement externe présente des avantages et des inconvénients.

Avantages du recrutement externe
– Apport de nouvelles idées
– Renforcement de la culture organisationnelle
– C’est une occasion pour l’organisation pour « bien communiquer » avec l’extérieur en se présentant, en présentant des objectifs, ses performances, ses perspectives d’évolution…

Inconvénients liés au recrutement externe
– Le recrutement externe peut engendrer des coûts plus élevés
– Le processus de recrutement sera plus long
– L’intégration du nouveau venu dans l’organisation sera plus long.

4ème étape : la rédaction de l’offre d’emploi
La rédaction de l’annonce d’offre d’emploi se prépare à partir des profils de poste et de compétence établis lors de la première étape. Un soin particulier doit être apporté à la rédaction de l’offre d’emploi, car c’est le premier contact de l’organisation avec les futurs candidats.
Nous avons tous vu dans les journaux ou sur Internet ou les réseaux sociaux des offres d’emploi imprécises, de plusieurs pages, non réalistes par rapport à la réalité du marché du travail. Lorsque l’annonce est rédigée de manière imprécise, on risque de se retrouver avec un nombre élevé de candidats dont la très grande majorité ne correspondra pas au profil recherché. Et lorsque l’annonce présente un profil recherché trop exigeant par rapport au marché du travail, un nombre très bas de candidats va postuler et on peut se trouver dans l’incapacité de choisir par manque de candidats.
L’annonce d’offre d’emploi doit être rédigée en prenant strictement en compte les besoins de l’organisation avec les contraintes existantes, la réalité du marché du travail et les exigences des profils établis. Une annonce d’offre d’emploi doit avoir les trois caractéristiques suivantes (1) :

1) Elle doit être informative
2) Elle doit être attractive
3) Elle doit être sélective

L’offre d’emploi informative
Le poste à pourvoir doit être décrit de manière à faire ressortir en premier lieu une description de l’organisation, la mission principale du poste, ses exigences, le contenu des taches, les renseignements nécessaires au dépôt de candidature. Normalement, la plupart de ces informations sont connues et les autres sont disponibles depuis l’élaboration des profils de poste et de compétences lors de la première étape. Informer correctement les futurs candidats, c’est déjà procéder indirectement à une première présélection.

L’offre d’emploi attractive
Le but ici est d’inciter les candidats à postuler, d’attirer les talents sans tomber dans l’exagération. N’oublions pas que publier une offre d’emploi, c’est aussi communiquer. L’organisation en profitera intelligemment pour montrer par exemple son dynamisme, communiquer sur ses valeurs organisationnelles, sa vision, sa santé financière, ses conditions de travail ou ses projets d’expansion. Elle doit présenter les caractéristiques du poste à pourvoir, les responsabilités qui y sont attachées, les perspectives de carrière, les projets de formation professionnelle…

La communication sur les conditions de travail est ici essentielle ; celles-ci peuvent se porter sur divers aspects de la Gestion des Ressources Humaines, à savoir la carrière, les avantages sociaux, l’avancement professionnel. On parle de « rétribution totale » (2). Cette stratégie permet à l’organisation de se forger une image en cohérence avec ses valeurs organisationnelles et se positionner ainsi par rapport à ses concurrents (3).

L’offre d’emploi sélective
La présélection commence déjà dès la rédaction de l’annonce d’offre d’emploi. Il faut donc absolument préciser les critères de sélection de même que les exigences du poste comme par exemple le nombre d’années d’expérience, le niveau d’étude, l’âge. L’inscription de celles-ci dans l’offre d’emploi dissuadera les candidats ne remplissant pas les critères exigés de se présenter.

5ème étape : la présélection des candidatures
La présélection des candidatures a pour objet de sélectionner des candidats qui seront reçus pour un entretien. Cette présélection se fait à partir d’une grille d’analyse ad hoc (grille de présélection) élaborée à partir des éléments des profils de poste établis lors de la première étape. La grille de présélection permet au recruteur d’effectuer un tri entre les CVs reçus et d’effectuer un travail de hiérarchisation entre eux. Tous les CVs, dossiers standardisés de candidature et lettres de motivations reçus des candidats vont être analysés en tenant compte de cette grille d’analyse. Ainsi, toutes les candidatures seront analysées selon les mêmes critères.

6ème étape : l’entretien
Avant d’aborder la sixième étape concernant l’entretien, pensons aux candidats qui n’ont pas été retenus. Il est important pour l’image de l’organisation et par respect vis-à-vis de ceux-ci qu’ils soient prévenus que leur candidature n’a pas été acceptée.
L’entretien de recrutement a pour objectif d’obtenir des candidats invités en entretien un maximum d’informations complémentaires susceptibles de confirmer ou d’infirmer les impressions retenues lors de l’analyse du CV et de la lettre de motivation. Il s’agit de porter un regard approfondi et d’établir un diagnostic sur les compétences réelles, les aptitudes des candidats à la sélection. A la fin des entretiens, car il peut y en avoir plusieurs, l’interviewer pourra établir un pronostic de réussite pour le poste en question (4). Il s’agit en réalité d’un exercice de prédiction (5) et chacun sait que comme dans toute prédiction, les décisions en matière de sélection comportent une certaine marge d’erreur. Le travail du recruteur consiste justement à rendre cette marge d’erreur la plus petite possible.
Concernant la préparation des entretiens, il est vivement recommandé d’élaborer une grille d’évaluation des entretiens. Une bonne grille d’entretien doit prévoir des questions destinées à vérifier les connaissances, les aptitudes, les traits de personnalité des différents candidats (6). Généralement, l’entretien est constitué de plusieurs temps forts, notamment (7) :

1) La recherche des informations complémentaires

2) L’un des éléments à prendre en compte lors de l’entretien est d’essayer d’obtenir du candidat les critères de motivation qui l’ont poussé à postuler dans cette organisation, et voir si ces éléments de motivation sont en concordance avec la fonction et avec l’organisation. Ces critères peuvent être déterminés au regard de son expérience, de son vécu, de sa formation ou simplement en lui posant la question. En analysant ses réponses par rapport aux éléments du CV, de la lettre de motivation, on peut arriver à des résultats positifs.

3) La validation des compétences et la vérification des diplômes et des certificats de travail. Lors de la première phase, un profil de compétences a été défini. C’est le moment de procéder à ce travail de validation et de vérification. Bien entendu, un travail de préparation est nécessaire de la part du recruteur afin qu’il puisse le cas échéant, procéder à des épreuves de vérification (par exemple poser des questions techniques à un candidat technicien, (le recruteur peut s’il le juge nécessaire faire appel à un technicien de l’entreprise pour le mettre à l’épreuve). S’il s’agit de recruter un juriste, le recruteur pourra interroger le candidat en lui posant les questions adéquates et si par exemple, il s’agit de l’embauche d’une secrétaire, il pourra par exemple lui demander d’effectuer une mise en page de texte ou de rédiger un compte rendu. Dans tous les cas, il faut mettre le candidat à l’épreuve. En agissant de la sorte, cela permet de mieux l’évaluer. Voir un candidat à l’œuvre apprend beaucoup plus qu’un discours.

4) L’entretien permet aussi de vérifier certains éléments de personnalité exigés dans l’offre d’emploi.

La conclusion de l’entretien
La conclusion de l’entretien peut se dérouler en plusieurs étapes :

– L’interviewer peut faire une synthèse des points importants de l’entretien concernant sa motivation, ses compétences, ses traits de personnalité…et informer le candidat sur les étapes suivantes ;

– L’interviewer peut proposer au candidat d’aborder des points particuliers qui n’ont pas été abordés au cours de l’entretien et qui seraient susceptibles d’appuyer sa candidature ;

– L’interviewer peut remercier le candidat s’il le juge nécessaire.

7ème étape : l’accueil et l’intégration du candidat
Après la signature du contrat, le nouveau collaborateur doit intégrer l’organisation. Tout doit être fait pour qu’il puisse se sentir bien dès le début et trouver rapidement sa place. L’objectif est qu’il puisse s’adapter rapidement à la nouvelle culture organisationnelle, prendre connaissance de sa mission, de l’organigramme, et de sa position dans l’organisation. Il sera d’autant plus motivé et productif. Un bon accueil peut le motiver à vouloir rester durablement dans l’organisation.

Harold Mompoint Jeune
Pr. de Sciences du Travail
(Formation – Recrutement)

 

Références dans le texte

1) Hélène De Falco, Maîtriser ses recrutements, DUNOD, 1999 ; pages 45 et suivantes
2) Sylvie St Onge, Relever les défis de la Gestion des Ressources Humaines,  Gaëtan Morin éditeur, page 86
3) Relever les défis de la Gestion des Ressources Humaines, op.cit., page 86
4) Guy SABON, Jean-Marie JIVEL, L’entretien de recrutement,  ESF Editeur, 1993
5) BELANGER, BENAMOU, Gestion stratégique des Ressources Humaines, Gaêtan Morin Editeur, 1993, page 129
6) Relever les défis de la Gestion des Ressources Humaines, op.cit., page 123
7) Hélène De Falco, Maîtriser ses recrutements, DUNOD, 1999 ; pages 69 et suivantes

 

Bibliographie

1. Management des compétences
Enjeux, Modèles et perspectives
Anne DIETRICH, Patrick GILBERT, Jacques AUBERT
Dunod, 2010, Paris, 3ème édition

2. La Gestion des compétences
Claude LEVY-LEBOYER,
Eyrolles, 2009, 2ème édition

3. Les outils des RH
Sylvie GUERRERO
DUNOD 2014

4. Maîtriser ses recrutements
Hélène DE FALCO
DUNOD, 1999

5. Gestion des Ressources Humaines
Jean-Marie PERETTI
Vuibert, 20ème Edition, 2015

6. Fonction Ressources Humaines
Politiques, métiers et outils des Ressources Humaines
Maurice THEVENET, Cécile DEJOUX, Eléonore MARBOT
PEARSON Education France, 3ème édition 2012

7. Master Ressources Humaines
Jacques IGALENS, Alain ROGER
Editions ESKA, 2ème édition, 2013

8. Bien réussir ses recrutements
Françoise PETIT
Les Editions DEMOS, 2000

9. Gérer les Ressources Humaines dans l’entreprise
Concepts et Outils
Charles-Henry BESSEYRE des HORTS

10. Gestion des Ressources Humaines
Loïc CADIN, Francis GUERIN
DUNOD, 4ème édition, 2012

11. L’approche systémique de la Gestion des Ressources Humaines
Louise LEMIRE, Gaétan MARTEL
Presses de l’Université du Québec, 2007

12. Les stratégies des Ressources Humaines
Bernard GAZIER
Ed. La Découverte, 2004

13. Traiter et résoudre un cas pratique de management
Stratégie, GRH, Marketing
Cécile AYERBE, Olivier MEIER
DUNOD, 2008

14. La Gestion des Ressources Humaines
Chloé GUILLOT-SOULEZ
GUALINO LEXTENSO Editions, 2008

15. Relever les Défis de la Gestion des Ressources Humaines
Sylvie St-Onge, Sylvie GUERRERO
Gaëtan Morin éditeur, 3ème Edition, 2009

16. L’entretien de recrutement
Guy SABON, Jean-Marie JIVEL
ESF Editeur, 1993

17. Gestion Stratégique des Ressources Humaines
BELANGER, BENABOU, BERGERON
Gaëtan Morin Editeur, 1988

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